MADDE 1 – AMAÇ
ORTEM ELEKTRONİK A.Ş. (“ORTEM”) sosyal ve hukuki sorumlulukları gereğince, kişisel verileri koruma, işleme ve imha düzenlemelerine uymayı taahhüt etmektedir. İşbu Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”) yürürlükteki mevzuat çerçevesinde, ORTEM’in tamamına uygulanmakta ve kişisel veri imha ile ilgili ulusal olarak kabul görmüş temel ilkelere dayanmaktadır. İlgili mevzuat kapsamında gerekli imha çalışmalarının yapılmasına ilişkin çerçeve ve esasları içermektedir.
Kişiler Verilerin Korunması Kanunu’nun (“Kanun”) 7nci maddesinin üçüncü fıkrasında “Kişisel verilerin silinmesine, yok edilmesine veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esaslar yönetmelikle düzenlenir” hükmü yer almaktadır. Bu hüküm ve Kanun’un 22. maddesinin birinci fıkrasının (e) bendine istinaden Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) hazırlanmış olup 28 Ekim 2017 tarihli ve 30224 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanmıştır.
Yukarıdaki düzenlemeye dayanarak, bu Politikanın amacı, ORTEM’in faaliyetlerinin yürütülmesinde topladığı kişisel verilerin, Yönetmeliğe uygun şekilde silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemektir.
MADDE 2 – KAPSAM
Bu Politika ORTEM yönetim kurulu ve genel kurul üyelerinin, ORTEM’de görev yapmakta olan çalışanların, çalışan adaylarının, müşterilerin, stajyerlerin, eğitim faaliyetinde bulunanların, iş birliği içerisinde olduğumuz üçüncü kişilerin ile üçüncü kişilerin çalışanlarının ve herhangi bir şekilde ORTEM ile irtibat içerisinde olan gerçek tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerine ve bu verilerin saklanmasına ve imhasına ilişkindir.
MADDE 3 – TANIMLAR
Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
Elektronik Ortam: Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.
Elektronik Olmayan Ortam: Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar.
İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.
Kanun/KVKK: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler özel nitelikli verilerdir.
Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişidir.
Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemidir.
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten kişi veri sorumlusudur.
Kişisel Verilerin Silinmesi: Kişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.
Kişisel Verilerin Yok Edilmesi: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi.
Kişisel Verilerin İmha Edilmesi: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.
Anonim Hale Getirme: Daha öncesinde bir kişiyle ilişkilendirilmiş olan verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
MADDE 4 – KAYIT ORTAMI
ORTEM tarafından Kişisel Veriler aşağıda listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanmaktadır.
| Elektronik Ortamlar | Elektronik Olmayan Ortamlar |
| Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım, vb.)
Yazılımlar (ofis yazılımları, portal, EBYS, VERBİS.) Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb.) Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü) Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.) Optik diskler (CD, DVD vb.) Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.) Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi |
Kâğıt
Manuel veri kayıt sistemleri (anket formları, ziyaretçi giriş defteri) Yazılı, basılı, görsel ortamlar
|
MADDE 5 – KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ POLİTİKASINA DAİR HUSUSLAR
5.1. Kişisel Verilerin İşlenmesinde Genel İlkeler
ORTEM, Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve sair ilgili mevzuat kapsamında işbu metnin 2. maddesinde sayılan kişilerin kişisel verilerini işlemekte ve korumaktadır.
Bu kapsamda ORTEM aşağıdaki ilkeler doğrultusunda hareket etmektedir:
- Kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir,
- Faaliyeti kapsamında uymak zorunda olduğu diğer kanunlar ile birlikte Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında kişisel veri sahiplerinin temel haklarını ve kendi meşru menfaatlerini dikkate alarak işlediği kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamaktadır,
- Meşru ve hukuka uygun olan kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemektedir. Bu kapsamda kişisel veriler sunulmakta ya da sunulacak hizmetlerle ve yasal yükümlülükleri ile sınırlı olarak işlenmektedir. Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği henüz kişisel veri işleme faaliyeti başlamadan ortaya konulmaktadır,
- Kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlemekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmaktadır,
- Kişisel verileri ancak uymakla yükümlü olduğu ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir.
5.2. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları
Kişisel verilerin korunması anayasal bir haktır. Temel hak ve hürriyetler, özlerine dokunulmaksızın yalnızca Anayasa’nın ilgili maddelerinde belirtilen sebeplere bağlı olarak ve ancak kanunla sınırlanabilir. Anayasa gereğince, kişisel veriler ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin rızasıyla işlenebilecektir.
ORTEM, bu doğrultuda ve Anayasa’ya uygun bir biçimde; kişisel verileri, ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlemektedir. Kişisel veri sahibinin açık rıza vermesi, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesini mümkün kılan hukuki dayanaklardan yalnızca bir tanesidir.
Açık rıza dışında, aşağıda yazan diğer şartlardan birinin varlığı durumunda da kişisel veriler işlenebilir. Kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabildiği gibi bu şartlardan birden fazlası da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilir.
- Veri sahibinin kişisel verileri, kanunda açıkça öngörülmesi halinde açık rızası alınmadan hukuka uygun olarak işlenebilecektir.
- Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatını veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde kişisel verilerin işlenmesi mümkündür.
- Kişisel verinin, veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması halinde ilgili kişisel veriler işlenebilecektir.
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
ORTEM, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile “özel nitelikli” olarak belirlenen kişisel verilerin işlenmesinde, Kişisel Verilerin Korunması Kanununda öngörülen düzenlemelere hassasiyetle uygun davranmaktadır.
Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 6. maddesinde, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski taşıyan birtakım kişisel veri “özel nitelikli” olarak belirlenmiştir.
Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.
Kişisel Verilerin Korunması Kanununa uygun bir biçimde ORTEM tarafından; özel nitelikli kişisel veriler, Kişisel Verilerin Korunması Kurulu tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda işlenmektedir:
Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise; kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde, kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmektedir.
KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler resen veya ilgili kişinin talebi üzerine veri sorumlusu tarafından silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
ORTEM, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerekli kıldığı saklama süreleri sona erdiğinde; işlediği kişisel verileri KVK Kurulu tarafından yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesine ilişkin rehberde belirtilen silme ve anonim hale getirme yöntemlerinden, iş süreçleri ve faaliyetlerine en uygun olan bir veya birkaç tekniği kullanarak siler veya anonimleştirerek kullanmaya devam eder.
MADDE 6 – AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ
Türkiye Cumhuriyeti Anayasası’na göre herkesin, kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme hakkına sahip olduğu ortaya konulmuştur. Bu doğrultuda Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 11’inci maddesinde kişisel veri sahibinin hakları arasında “bilgi talep etme” de sayılmıştır.
Bu kapsamda ORTEM, Anayasa ve KVKK’ya uygun olarak kişisel veri sahibinin bilgi talep etmesi durumunda gerekli bilgilendirmeyi yapmaktadır.
ORTEM aynı zamanda KVKK’nın 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel veri sahiplerine, kişisel verilerinin elde edilmesi sırasında kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile kişisel veri sahibinin KVKK’nın 11’inci maddesi kapsamında sahip olduğu haklarla ilgili aydınlatma yapmaktadır.
Bunun yanında ORTEM, KVKK’daki tüm hususlar ile “hukuka ve dürüstlük kuralına” uygun kişisel veri işleme faaliyetinde bulunduğunu kişisel veri sahipleri ile ilgililere işbu Politika başta olmak üzere çeşitli kamuoyuna açık dokümanlarla duyurarak, kişisel veri işleme faaliyetlerinde ilgilileri bilgilendirmeyi ve şeffaflığı sağlamaktadır.
MADDE 7 – KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
ORTEM nezdinde bulunan kişisel veriler güvenle saklanır ve yasal çerçeve dışındaki üçüncü kişilere açıklanmaz. ORTEM, yürürlükteki mevzuatın zorunlu kıldığı/izin verdiği kişi, kurum ve/veya kuruluşlara, şirketin yazılı amaçları ve kurulan iktisadi işletmelerin faaliyetleri doğrultusunda ifası için gerekli olan tüm merci ve kanallara, Mahkemeler, Cumhuriyet Savcılıkları, İçişleri Bakanlığı gibi kişisel verileri alma yetkisi bulunan kamu tüzel kişilerine, otoritelere, yurtiçi/yurtdışı iştiraklerimize; ORTEM ile münasebeti olan şirketlere, şirket faaliyetlerini yürütmek üzere hizmet alınan ve verilen üçüncü taraflara, işbirliği yaptığımız, program ortağı kurum, kuruluş, yurtiçi/yurtdışı bankalar, fonlar, işbirliği yapılan kuruluşlara, hizmet/destek/danışmanlık alınan ya da proje/program/finansman ortağı olunan yurtiçi/yurtdışı/uluslararası kuruluşlar ile bağımsız denetim ve destek hizmeti alınan kuruluşlara hukuki zorunluluklar nedeniyle ancak yasal sınırlamalar çerçevesinde, kişisel verileri aktarabilecektir.
MADDE 8 – 6698 SAYILI KVKK’NIN 11. MADDESİ UYARINCA İLGİLİNİN HAKLARI
6698 Sayılı KVKK’nın 11. maddesi uyarınca kişisel veri sahipleri kendileriyle ilgili,
- Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- KVKK’ya aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahiptir.
MADDE 9 – KANUN KAPSAMINDA VERİ SORUMLUSU
KVKK madde 11’te belirtilen haklarınızı kullanmak için, yazılı olarak veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yollar ile aşağıda belirtilen iletişim bilgilerini kullanarak ORTEM’e ulaşabilirsiniz.
Yazışma Adresi:
ORTEM ELEKTRONİK A.Ş.
Adres: Muallimköy Mah. Deniz Cad. No: 143/6, Gebze, Kocaeli, Türkiye
Çağrı Merkezi: ____________
E-posta:
MADDE 10 – SON HÜKÜMLER
KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri ile işbu Politika arasında uyumsuzluk olması halinde, öncelikle KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri uygulanacaktır.
ORTEM, işbu Politika içeriğini gerekli gördüğü zaman değiştirebilir. Güncel Politika yayınlandığı tarihte yürürlüğe girecektir. Son güncelleme tarihi metnin sonunda yer almaktadır.
Herhangi bir ihtilaf halinde, ORTEM kayıtları tek başına geçerli ve tarafları bağlayıcı olacaktır.
Son güncelleme tarihi: